Digitale Steuerprüfung in SAP

GDPdU – das müssen Sie wissen

GDPdU ist die Kurzform für „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Die Abkürzung GDPdU hat sich aus einem Schreiben heraus etabliert, das vom Bundesministerium für Finanzen (BMF) am 16.07.2001 herausgegeben wurde. Kernaussage des Schreibens ist die detaillierte Auffassung des BMF hinsichtlich AO § 147 Abs. 6 und seiner Auslegung und Umsetzung. Das hat für digitale Betriebsprüfungen in SAP weitreichende Konsequenzen. Zwar beschränkt sich die Möglichkeit der Datenzugriffe auf die in AO § 147 Abs. 1 genannten aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Doch für den Steuerpflichtigen gilt, dass er verpflichtet ist, durch entsprechende Datenverarbeitungssysteme seine originär digital erzeugten und steuerlich relevanten Daten unverzüglich zur Verfügung zu stellen. Für die betroffenen Unternehmen bedeutet dieses Verfahren einen großen Aufwand, den es zu stemmen gilt.

Betroffen sind alle Prüfungen auf der Grundlage des § 147 Abs. 1, also allgemeine Betriebsprüfungen, Umsatzsteuerprüfungen, Lohnsteuerprüfungen und weitere Prüfungen, zu denen unter anderem auch Zollprüfungen gehören.

Drei Prüfungsmethoden

Für die Prüfungen werden Außenprüfer eingesetzt, die wahlweise entscheiden können, nach welchem Vorgehen sie arbeiten. Der Gesetzgeber sieht drei Formen vor:

• Z1 -Den unmittelbaren Zugriff
• Z2 -Den mittelbaren Zugriff
• Z3 -Die Datenüberlassung aus maschinell auswertbaren Datenträgern

Mit dem unmittelbaren Zugriff (Z1-Zugriff)  ist gemeint, dass die Finanzbehörde durch einen Nur-Lesezugriff Einblick in die Daten der Steuerpflichtigen nimmt.

Alternativ dazu kann die Finanzbehörde verlangen, dass der Steuerpflichtige selbst nach ihren Vorgaben die Daten auswertet. Auch bei diesem mittelbaren Zugriff (Z2-Zugriff) wird der Nur-Lesezugriff ausgeführt. Diese Zugriffsform entspricht dem vorherigen Recht der Abgabenordnung.

Bei der dritten Form muss der Steuerpflichtige der Finanzbehörde die Daten maschinell auslesbar auf einem verwertbaren Datenträger überlassen (Z3-Zugriff).

In der Praxis kommt es im Laufe der Zeit bei Unternehmen naturgemäß zum Austausch der Soft- und Hardware. Aufgrund der technischen Weiterentwicklungen ist das ein völlig natürlicher Vorgang. Doch gleichzeitig führen diese Entwicklungen dazu, dass es für die Steuerpflichtigen mit der Zeit immer schwerer wird, die originär digital erzeugten und steuerlich maßgeblichen Daten so aufzubewahren, dass sie tatsächlich jederzeit lesbar sind.

Der Umgang mit der GDPdU

Durch die fachliche Nähe zur deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe DSAG bin ich in der Lage, aktiv an Lösungen zu der GDPdU im SAP-Umfeld zu arbeiten. Die DSAG hat eine umfangreiche Handlungsempfehlung für die GDPdU-Umsetzung im SAP-Umfeld  herausgebracht. Auf diese fußend leiste ich für meine Kunden Hilfestellungen bei den drei genannten Zugriffsarten und kann zusätzlich bei der Datenträgerüberlassung und dem Datenträgerabzug von Personalabrechnungsdaten unterstützend tätig werden. So nutze ich das Tool DART (Data Retention Tool), das für die Datenüberlassung hauptsächlich eingesetzt wird. DART hat seinen Schwerpunkt auf SAP ERP Kernkomponenten, also die Bereiche Rechnungswesen, Vertrieb, Einkauf, Controlling und Produktion, wobei nur die steuerlich relevanten Daten genutzt werden. Weitere GDPdU-Werkzeuge sind die SAP HR-Toolbox, Extraktorenprogramme für das FI-CA Vertragskontokorrent  und zu Dokumentationszwecken COAT (Customer Object Administration Tool).

Zusätzlich zu den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland bin ich in der Lage, auch für Länder tätig zu werden, die ähnliche gesetzliche Rahmenbedingungen wie Deutschland haben. Zu diesen gehören beispielsweise Österreich, Frankreich, Portugal und die USA.

Begrifflichkeiten im Kontext GDPdU

Aus der GDPdU ergeben sich zahlreiche Herausforderungen und Fragestellungen. So verwendet der Gesetzgeber Begrifflichkeiten, die einen größeren Interpretationsspielraum zulassen.  Diese betreffen steuerlich relevante Daten, die maschinelle Auswertbarkeit und vieles mehr. Trotz der Interpretierbarkeit ist der Steuerpflichtige zur aktiven Mitwirkung verpflichtet und muss den Anforderungen der Finanzbehörden nachkommen. So muss er die angeforderten Daten bereitstellen, auch dann, wenn die Prüfungsordnungen die gewünschten Daten nicht deutlich präzisieren. Dabei helfe ich.

Weitere Fragen

Die drei Zugriffsarten bringen unterschiedliche Fragen mit sich, bei deren Beantwortung ich meine Kunden unterstütze. Einige dieser Fragen sind folgende:

• Wie erfolgt die Abgrenzung zwischen steuerlich relevanten und nicht relevanten Daten?
• Wie wird der Nur-Lesezugriff sichergestellt und somit gewährleistet, dass der Außenprüfer keine Daten ändert?
• Wie erlangt man Sicherheit darüber, dass die Daten aus dem eigenen System von der Prüfsoftware der Finanzbehörde gelesen und verarbeitet werden können?

Das Prüfverfahren auf dem weiteren Weg

Die hier aufgeführten Aspekte, die genannten Faktoren und die Fragestellungen sind nur ein kleiner Teil dessen, was im Zusammenhang mit der GDPdU berücksichtigt werden muss. Auch auf der Seite des Gesetzgebers kommt es zu immer wieder zu Änderungen und Ergänzungen, um das Prüfverfahren zu optimieren.

Meine Arbeit lässt sich in zwei Bereiche gliedern:

• Ich berate Sie aktiv, indem ich Ihnen meine Mitarbeit direkt zur Verfügung stelle.
• Und ich betreue ich Sie passiv, das heißt, ich coache Sie oder biete Workshops für Einzelpersonen und in Gruppen bei Ihnen vor Ort an. 

Meine Aufgabe sehe ich darin, Sie nicht nur zu begleiten und auf entscheidende Details hinzuweisen. Es ist mir darüber hinaus auch mein Anliegen, zu einer reibungslosen und erfolgreichen Steuerprüfung bei Ihnen beizutragen. Ich bringe all mein Wissen und Können ein, um dieses Ziel zu erreichen und  Sie zu entlasten - damit Sie sich auf Ihre wesentliche Arbeit konzentrieren können.